KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA POLİTİKASI

Veri sorumlusu Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi kişisel verilerinizi başta Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde saklamakta ve imha etmektedir.

İşbu Politika ile Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, KVKK kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek kişi verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin genel ilke ve prensiplerin ortaya konulması ve mevzuatla belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlanmaktadır.

Terimler:

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi,
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası),
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler,
Periyodik İmha: KVKK’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri kapsamaktadır. Ayrıca, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem fiziki hem de dijital kopyaları kapsamaktadır.

KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ve aşağıda belirtilen ortamlarda saklamaktadır:

Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi bilgisayarları,
E-posta hesapları,
Masaüstü bilgisayarları,
Çalışanlarının araçları (örn. cep telefonu),
Yedekleme alanları,
Kağıt dosyalar,
Klasörler,
Ziyaretçi defteri,
CD, DVD, USB,
Hard diskler,
Yazıcı,
Fotokopi makinesi vb.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeler esas alınmaktadır:

Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,
Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,
Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi kişisel verileri, kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir:

Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması,
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi,
Fiili İmkansızlık Sebebiyle Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınamaması,
Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması,
Hukuki Yükümlülük,
Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi,
Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması,
Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması.

KİŞİSEL VERİNİN SİLİNMESİ, İMHA EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel veriler, işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi seçmektedir. Kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesi açıklanmaktadır. Bu işlemlerin her birinde gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi KVKK’ nın 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

Gerekli yazılım ve donanım belirlenmiştir. Bilgisayarlarda ve e-posta hesaplarında güçlü şifreler kullanılmaktadır.
Müşteri bilgisinin korunması açısından korunması gerekenler personelimize eğitimlerle aktarılmış, iş akitleriyle sorumlulukları yazılı hale getirilmiştir. (Gizlilik Sözleşmeleri) Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir.
Tüm verilen yedeklemesi amacıyla gerekli alt yapı oluşturulmuştur.
Bilgisayarlarda verilere ulaşabilecek çalışanlar belirlenmiştir.
Müşteri dosyaları ve bilgileri sadece ilgililerin kendilerine, yazılı onay verdikleri yakınlarına, mevzuatı çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına ve adli durumlarda yetkili adli merciilere verilmektedir.
Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir.

Kişisel veri sahibinin, Dentadent Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’ne başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde:

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa: Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa: Kişisel veri sahibinin talebini KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da dijital ortamda bildirir.

PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler imha edilmektedir. Bu kapsamda kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde 6 aylık periyotlar halinde imha işlemine tabi tutulmaktadır

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Sözleşmelerin Hazırlanması	Sözleşme bitiminden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	Faaliyetin sona ermesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi	5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı	5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kişisel Sağlık Verileri Kaydı	Mevzuatında belirtilen süre kadar (15 yıl)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kimlik Verileri	Mevzuatında belirtilen süre kadar (15 yıl)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Görüntüleri	Mevzuatında belirtilen süre kadar (15 yıl)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde